EXTENDAS INTEGRITETSPOLICY VID REKRYTERING
- VI VÄRNAR OM DIN PERSONLIGA INTEGRITET!
Giltigt från 2018-05-24
Extenda AB (nedan ”Extenda”) respekterar din personliga integritet och ser till att du kan känna dig trygg med hur dina personuppgifter behandlas hos oss. Nedan hittar du information om på vilket sätt och vilka uppgifter om dig som Extenda behandlar i samband med vår rekryteringsprocess, för vilka ändamål, hur länge uppgifterna sparas och dina rättigheter.
Vilka typer av uppgifter behandlar vi och hur samlar vi in dem:
Extenda vill rekrytera talanger. För detta ändamål vill vi knyta kontakt med dig och föra dialog kring möjligheterna att i närtid eller framöver kunna välkomna dig som medarbetare på Extenda. I syfte att hålla en strukturerad dialog och utvärdering kring detta behandlar vi dina personuppgifter vid ett antal olika steg i rekryteringsprocessen (genom din ansökan, CV-granskning, intervjusituationer, psykometriska och kompetensmätande tester och övningar, samt vid referenstagning). Du äger själv rätten att besluta om du vill lämna dina personuppgifter, dock är det inte säkert att vi kan involvera dig i en rekryteringsprocess utan dessa uppgifter och därmed inte heller ha möjlighet att anställa dig. Den period vi sparar dina personuppgifter varierar utifrån vad uppgifterna behövs till. Vi sparar aldrig uppgifter längre än vi behöver för det aktuella ändamål eller tills du begär att inte längre finnas registrerad hos oss. De personer som är involverade i Extendas rekryteringsprocess och därmed även kan komma att hantera dina personuppgifter är medarbetare eller konsulter på Extenda. Dessa personer är utsedda att delta i rekryteringsprocessen för att de har relevant kännedom och kunskap om teamet och den aktuella rollen. Nedan hittar du mer information och förklaringar kring de olika stegen i rekryteringsprocessen där vi behandlar dina personuppgifter. Vilken ordning de olika stegen sker kan skilja sig från fall till fall.
1.1 Extenda söker upp en potentiell kandidat: Extendas interna researcher, någon anställd eller konsult inom Extenda tar ibland kontakt med kandidater genom search och sourcing via Linkedin eller annat kontaktnätverk. Det händer även att anställda eller konsulter inom Extenda rekommenderar en kontakt som potentiell kandidat. Vid dessa tillfällen kan en anställd eller konsult som är involverad i rekryteringsprocessen registrera kontaktinformation till den potentiella kandidaten i vårt rekryteringssystem. Innehållet i kontaktinformationen som registreras kan skilja sig beroende på vilken information som inkommit. Ofta är informationen namn och Linkedinprofil, men kan även vara telefonnummer, mailadress och CV.
1.2 Ansökan och CV-granskning: När du ansöker till en specifik ledig tjänst hos Extenda eller registrerar din CV på Extendas karriärsida innehåller din skapade profil samt din CV olika personuppgifter beroende på hur du byggt upp din CV. Ofta innehåller CV följande personuppgifter; namn, födelseår, telefonnummer, adress, mailadress och arbetstitlar. Din CV samt profil som du själv skapat finns då tillgängligt i Extendas rekryteringssystem som är tillhandahållet av en extern leverantör Teamtailor. Teamtailor är ett system som Extenda använder både för att bygga upp vår karriärsida och våra rekryteringsprocesser. Det är ett sätt för oss att samla alla rekryteringsprocesser och kandidater på en gemensam plattform och på så sätt försäkra oss om att informationen kring våra kandidater stannar hos rätt personer och inom systemet. Med vårt rekryteringssystem kan vi även förenkla och effektivisera vår kommunikation med kandidater, samt kandidaternas upplevelse av Extendas rekryteringsprocess.
1.3 Intervjusituationer: Om din CV är relevant för den aktuella kravprofilen och rollen bokar vi in dig på ett intervju-samtal.
Vi kan göra detta på olika sätt:
- Genom dina kontakter med oss, t.ex. när du skickar in CV eller gör en intresseanmälan på vår karriärsida.
- Genom att du tar kontakt med den aktuella rekryteringsansvarige, HR, researcher eller annan anställd eller konsult på Extenda.
- Genom att vi ringer upp dig och har ett telefonsamtal.
- Genom att vi träffas på ett intervju-möte.
1.4 Psykometriska- och kompetensbaserade tester: Som ett steg i vår rekryteringsprocess kommer vi be dig fylla ett personlighetsformulär samt ett problemlösningstest. Genomförandet av tester kan ske på följandet sätt;
- Via vår testleverantör MASTER. Du får då en länk till testen och loggar in i systemet. När du fyllt i testerna sparas ditt resultat tillsammans med din profil i testsystemet. Din profil innehåller namn och email-adress.
- Case-övning eller kompetenstest. Detta testresultat kan kommuniceras till dig både via samtal eller skriftlig kommunikation via vårt rekryteringssystem. Detta resultat sparas i vårt rekryteringssystem tillsammans med din profil.
1.5 Referenstagning: Vid referenstagning ber vi dig om referenter som vi kontakter via telefon alt krypterade mail. Om rollen och arbetsområdet så kräver, kan vi även behöva be dig att ge oss ett utdrag från belastningsregistret.
2. Varför behöver vi dessa personuppgifter och på vilket sätt hanterar vi dem?
För att vi ska få behandla dina personuppgifter måste det finnas stöd i gällande lagstiftning, det måste finnas en rättslig grund för behandlingen, dvs. ett tydligt syfte med att behandla dina personuppgifter. För att vår behandling av dina personuppgifter ska vara laglig, krävs det att den är nödvändig för att fullgöra en rekryteringsprocess med dig eller för att fullgöra en för Extenda rättslig förpliktelse. Behandlingen av dina personuppgifter får också göras efter en intresseavvägning, där Extendas intresse av att utföra en behandling av uppgifter vägs mot ditt intresse av integritetsskydd alternativt att du har lämnat samtycke till behandlingen. Ett samtycke lämnas genom att du accepterar denna integritetspolicy och du kan återkalla det genom att kontakta Extenda.
Nedan hittar du information om för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter, och hur vi sparar uppgifterna samt vem som har tillgång till uppgifterna.
2.1 Extenda söker upp en potentiell kandidat: För att öka chanserna att hitta rätt kandidat arbetar Extenda med search, också kallat headhunting. Det är en metod som ofta krävs för att nå vissa kandidater som kan vara intresserade och öppna för att byta jobb, men inte aktivt söker jobb. Inom en månad från det att Extenda första gången registrerar en potentiell kandidats uppgifter eller då kandidatens uppgifter delas med någon annan, kommer Extenda att meddela personen i fråga. Detta kommer ske antingen genom att vi ber den potentiella kandidaten att ta del av denna integritetspolicy och ge samtycke till registrering av uppgifter eller att kandidaten själv går in i systemet och registrerar sina uppgifter och samtidigt godkänner Extendas integritetspolicy vid rekrytering.
2.2 Urval via CV-granskning och telefonintervju: Vi behandlar dina personuppgifter kopplat till din arbetslivserfarenhet för att kunna avgöra om din erfarenhet matchar vår kravprofil för rollen. För att lära känna dig gällande både dina tidigare erfarenheter och personliga drivkrafter kopplade till rollen behövs ett telefonmöte med dig och därmed dina kontaktuppgifter, som telefonnummer och e-mail. Om du inte skulle vara aktuell för rekrytering vid detta tillfälle kommer Extenda att spara dina uppgifter kopplat till din profil för framtida karriärmöjligheter. Du kan när som helst höra av dig till vår kontaktperson för att återkalla ditt samtycke (läs mer under ”Dina Rättigheter”) Uppgifter som är relevanta för en enskild rekryteringsprocess så som intervjuanteckningar och uppgifter från referenser sparas dock enbart så länge de är nödvändiga för processen i fråga och därefter i upp till två år efter avslutad rekryteringsprocess. Extenda gallrar vidare regelbundet sitt kandidatsystem för att det ska uppfylla sitt syfte och hållas uppdaterat.
2.3 Intervjumöte: I ett intervjusammanhang kommer du träffa en eller flera medarbetare eller konsulter på Extenda som har relevant kännedom och kunskap om teamet och den aktuella rollen. Dessa personer kan göra anteckningar i vårt rekryteringssystem om t ex. dina tidigare erfarenheter, vilka arbetsuppgifter du är intresserad av etc. Även detta gör vi för att kunna matcha dig med öppna positioner samt framtida behov vi rekryterar för. Eftersom det kan vara svårt att komma ihåg allt som sagts under ett intervjumöte gör vi ofta anteckningar kopplat till din inlagda profil och sparar dessa direkt i vårt rekryteringssystem. Ibland tar vi även anteckningar i pappersform för att i efterhand föra in och spara dessa anteckningar i vårt rekryteringssystem. Därefter kasserar vi våra pappers-anteckningar i låsta pappersinsamlare.
2.4 Psykometriska tester: Testresultat tillsammans med din ansökan är viktiga delar av det underlag vi använder för att matcha dig till rätt tjänst. Psykometriska tester används för att ta fram information om hur väl du kommer att passa in i en framtida jobbroll eller organisation. Tester kan också användas för att öka medveten om olika beteendemönster och utveckla dem. Korrekt genomförda tester ger både dig och din framtida arbetsgivare en bättre förståelse av hur väl du matchar de krav som ställs i organisationen och vad det innebär för ett möjligt framtida samarbete. Vid genomförande av dessa tester kommer vi att informera dig om hur vi behandlar det insamlade testresultatet i efterhand. Testresultatet sparas i testleverantören Masters datasystem i 12 månader, varefter resultatet makuleras.
Ditt testresultat skyddas från obehöriga. Endast Extendas HR-anställda som är licenserade inom MASTERS tester har tillgång till ditt resultat, dessa personer har även tystnadsplikt. Ingen information kommer att lämna systemet eller lämnas vidare utan din tillåtelse.
2.5 Referenstagning: Syftet med referenstagning är att få ytterligare en kvalitetssäkring kring att vi hittat rätt match mellan kandidat och kravprofil. Vi kommer även i detta steg identifiera viktig input för hur vi på bästa sätt vid en anställning tar vara på dina kompetenser och potential på bästa sätt. Anteckningar från referenstagningen kan komma att sparas i vårt rekryteringssystem. När det gäller utdrag från belastningsregistret kommer Extenda inte att spara eller registrera de uppgifter du lämnat från belastningsregistret. Däremot kan vi komma att registrera i vårt rekryteringssystem att ett utdrag inhämtats och uppvisats och därefter återlämnats eller förstörts.
3. Dina rättigheter:
I enlighet med gällande lagstiftning har du ett antal rättigheter som innebär att du kan få information om och kontroll över dina egna personuppgifter. I detta avsnitt listas dina rättigheter och i slutet av dokumentet hittar du kontaktuppgifter till Extenda. Du har normalt rätt att begära nedan punkter kostnadsfritt. Om begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig får vi dock antingen ta ut en rimlig avgift eller välja att inte tillmötesgå begäran. Vi kommer att besvara en begäran från dig utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad. Om ytterligare tid skulle krävas eller om vi av någon anledning inte kan tillmötesgå din begäran kommer vi att informera dig om detta. Vi kan även komma att begära ytterligare information från dig om det krävs för att vi ska kunna bekräfta din identitet och säkerställa att det är du och inte någon annan som försöker få tillgång till eller kontroll över dina personuppgifter.
3.1 Rätt till information och tillgång till dina personuppgifter: Du har rätt att begära bekräftelse på att vi behandlar personuppgifter om dig och om så är fallet kommer vi att informera dig om hur dina personuppgifter behandlas. Du har även rätt att få en kopia av de uppgifter som vi behandlar (genom ett registerutdrag). Om du begär ytterligare kopior har vi rätt att ta ut en rimlig avgift för detta motsvarande den tid det tar att administrera framtagandet av uppgifterna.
3.2 Rätt till rättelse: Det är viktigt för Extenda att de personuppgifter som vi har om dig är korrekta. Om uppgifterna är felaktiga har du rätt att vända dig till oss och be om att få uppgifterna rättade. Du har även rätt att begära att uppgifter läggs till om något saknas, om tillägget är relevant med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Vi kommer att underrätta de som vi lämnat ut uppgifterna till att rättelse har skett. Vi kommer även att på din begäran informera dig om till vem/vilken information om rättelse har lämnats ut.
3.3 Rätt att bli raderad: Du har rätt att vända dig till oss för att begära att dina personuppgifter raderas:
- Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för;
- Om behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar samtycket; I vissa fall kan vi dock inte tillmötesgå en begäran om radering t.ex. om vi är skyldiga enligt lag att spara uppgifterna. Om radering sker kommer vi att underrätta de som vi lämnat ut uppgifterna till att radering har skett.
- Du invänder mot en behandling som stödjer sig på en intresseavvägning och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse
- Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt.
- Personuppgifterna måste raderas till följd av en rättslig förpliktelse som vi har att uppfylla.
Vi kommer även att på din begäran informera dig om till vem/vilken information om radering har lämnats ut. För det fall det finns legala skyldigheter som hindrar att vi omedelbart raderar vissa personuppgifter kan vi neka din begäran om radering. Dessa skyldigheter finns t.ex. i bokföringslagstiftningen. Det är också möjligt att fortsatt behandling är nödvändig för att vi ska kunna göra gällande, försvara eller fastställa rättsliga anspråk. Skulle det vara så att våra legala skyldigheter hindrar oss från att radera dina uppgifter kommer vi i stället att markera dem så att de inte längre aktivt används i våra system.
3.4 Rätten till begränsning av behandling: Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas om något av följande alternativ är tillämpligt:
Du bestrider personuppgifternas korrekthet under en tid som ger Extenda möjlighet att kontrollera om uppgifterna är korrekta;
Du har invänt mot en behandling som stödjer sig på en intresseavvägning och Extenda kontrollerar om bolagets berättigade skäl väger tyngre än dina berättigade skäl. Om behandlingen har begränsats i enlighet med denna punkt får sådana personuppgifter som begränsning av behandling ska ske för, med undantag för lagring, endast behandlas för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda tredje parts rättigheter eller skäl som rör ett viktigt allmänintresse för EU eller för en EU-medlemsstat.
- Behandlingen är olaglig och du motsätter dig att uppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning;
- Extenda inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk;
3.5 Rätten till dataportabilitet: I de fall Extendas behandling av personuppgifter stödjer sig på ditt samtycke eller fullgörande av avtal har du rätt att begära att de uppgifter som berör dig och som du lämnat till dotterbolaget överförs till en annan personuppgiftsansvarig. En förutsättning för detta är dock att överföringen är tekniskt möjlig och att den kan ske automatiserat. Sådana personuppgifter som begränsning av behandling ska ske för, med undantag för lagring, endast behandlas för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda tredje parts rättigheter eller skäl som rör ett viktigt allmänintresse för EU eller för en EU-medlemsstat.
3.6. Återkallelse av samtycke: I de fall Extendas behandling av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke har du alltid rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Ett tillbakadragande påverkar inte lagligheten av behandlingen som skett utifrån ditt samtycke, innan detta drogs tillbaka. Om du återkallar ditt samtycke Extenda inte längre att behandla de personuppgifter som grundas på ditt samtycke, såvida dotterbolaget inte av legala skäl är förpliktade att fortsatt behandla dem. Skulle det vara så att dotterbolagets legala skyldigheter hindrar dotterbolaget från att radera dina uppgifter kommer dotterbolaget i stället att markera dem så att de inte längre aktivt används i dotterbolagets system. Du kan när som helst skicka ett e-postmeddelande till michaela.wistrand@extenda.com för att återkalla ditt samtycke. Vi kommer att bemöta din förfrågan skyndsamt.
3.7. Inlämning av klagomål: Datainspektionen är den myndighet som är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen bland företag som behandlar personuppgifter. Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du, utöver att kontakta oss, lämna in ett klagomål hos Datainspektionen.
4. Cookies
På Extendas hemsida, inkluderat karriärsidan används cookies, tags och pixlar för att förbättra ditt webbplatssök, våra tjänster och vår hemsida. Cookies är passiva textfiler som lagras i webbläsaren på användarens enhet, t.ex. dator, mobiltelefon eller surfplatta. En cookie är en textfil som skickas från vår webbserver och som sparas på din webbläsare eller enhet. Extenda använder sig även av cookies för övergripande analytisk information avseende din användning av våra tjänster. Detta görs för att säkerställa, underhålla och förbättra tjänsten. Informationen som samlas in via cookies kan i vissa fall vara personuppgifter. Du har själv möjlighet att ändra inställningarna i din webbläsare för användningen och omfattningen av cookies. Exempel på sådan justering är att blockera alla cookies eller att radera cookies när du stänger ner din webbläsare.
Ändring av integritetspolicyn:
Extenda kan komma att ändra denna integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn kommer antingen kommuniceras till dig som användare genom e-postmeddelande (med den e-postadress som användaren anger i samband med användningen av tjänsten), alternativt genom publicering på Extendas karriärsida. https://career.extenda.com/
Kontaktperson på Extenda AB gällande hantering av personuppgifter vid rekrytering:
Michaela Wistrand
HR Business Partner
michaela.wistrand@extenda.com
Gällande allmänna frågor kring Extendas Integritetspolicy kontakta:
Data Privacy Officer
dpo@extenda.com
